Servicevoorwaarden

English version

Laatste wijziging: 2025-01-10

Artikel 1. Toepasselijkheid, wijzigingen

1.1. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zijn deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, bestellingen, orderbevestigingen, overeenkomsten, gebruik van diensten of software, verkoop of levering van producten, waaronder Softwareproducten en Hardwareproducten, zoals op de markt gebracht en/of geleverd (“Producten”) door Electude International B.V., gevestigd te Nuenen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Eindhoven onder nummer 17236172, alsmede aan haar gelieerde ondernemingen of dochterondernemingen (hierna gezamenlijk aan te duiden als “Electude”).

1.2. In deze Voorwaarden betekent "Klant" elke persoon of entiteit die een aanbod, offerte, bestelling of orderbevestiging van Electude aanvraagt of ontvangt, of anderszins daadwerkelijk of potentieel een overeenkomst aangaat met Electude. In deze Voorwaarden wordt onder "Gebruiker" verstaan: (i) elke persoon of entiteit die daadwerkelijk gebruik maakt van een Product van Electude, ongeacht of die persoon of entiteit ook een Klant van Electude is, en (ii) Klant. In deze Voorwaarden wordt onder "Hardwareproducten" verstaan: elk hardwareproduct, reserveonderdeel, testapparatuur, technologie en bijbehorende documentatie die door Electude wordt geleverd, niet zijnde software, maar materiële objecten zoals, maar niet beperkt tot, Electude Connect-producten en -trainingsmaterialen, boeken uitgezonderd. In deze Voorwaarden wordt onder "Softwareproducten" verstaan: elk softwareproduct, bestaande uit broncode, uitvoerbare bestanden, bibliotheken, en andere componenten, evenals alle digitale informatie (zoals gegevensbestanden, geschreven tekst, computersoftware, muziek, audiobestanden of andere geluiden, foto's of andere afbeeldingen, video's, animaties of simulaties) en bijbehorende documentatie die door Electude wordt geleverd of waartoe Electude toegang verschaft, niet zijnde hardware, maar immateriële objecten zoals, maar niet beperkt tot Electude e-learningproducten. In deze Voorwaarden betekent "Verantwoordelijke" een verwerkingsverantwoordelijke zoals gedefinieerd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1.3. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn de algemene voorwaarden van een Klant niet van toepassing op de Producten of enige andere contractuele relatie tussen Electude en een Klant.

1.4. Electude behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om de Voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. In geval van een materiële wijziging zal van de Gebruikers van de diensten worden gevraagd de nieuwe Voorwaarden te accepteren voor het verdere gebruik van de diensten.

1.5. Het gebruik van Producten vereist voorafgaande acceptatie van de Voorwaarden door de Gebruiker en elk gebruik van Producten zonder dergelijke acceptatie is niet toegestaan.

1.6. De Voorwaarden worden geaccepteerd (i) door te klikken op de optie om de Voorwaarden te accepteren of ermee in te stemmen, wanneer deze door Electude in de gebruikersomgeving van een Product wordt aangeboden, (ii) door schriftelijke goedkeuring, of (iii) door het Product daadwerkelijk te gebruiken.

1.7. Het is een Gebruiker niet toegestaan om enig recht, verplichting of overeenkomst over te dragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Electude. Electude is gerechtigd om elk recht, verplichting of overeenkomst naar eigen goeddunken over te dragen of anderszins toe te wijzen.

1.8. De Engelstalige versie is de authentieke versie van deze Voorwaarden en elke vertaling ervan in een andere taal is uitsluitend bedoeld als hulpmiddel. In het geval van een conflict of discrepantie tussen de Engelstalige versie en een vertaling van deze Voorwaarden, prevaleert de Engelstalige versie.

1.9. Rechtsopvolgers van Electude (bijvoorbeeld in het geval van een overname of soortgelijke transactie) zijn onderworpen aan alle rechten en verplichtingen uit deze Voorwaarden, waaronder uitdrukkelijk begrepen die met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 2. Aanbiedingen / offertes en prijzen

2.1. Alle aanbiedingen en offertes die door Electude worden gedaan, zijn vrijblijvend voor Electude en kunnen te allen tijde door Electude worden ingetrokken, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

2.2. Alle door Electude aangeboden of geoffreerde prijzen zijn netto contant, zonder korting en exclusief belastingen, heffingen, kosten en vergoedingen die verschuldigd zijn op het moment van levering. Indien een bestelling wordt geplaatst en geen definitieve prijs vooraf is overeengekomen, zal de bestelling worden uitgevoerd tegen de prijzen die geldig zijn op het moment van uitvoering van de bestelling, ongeacht enige eerdere aanbieding of in rekening gebrachte prijs.

2.3. Alle prijzen en/of tarieven zijn exclusief BTW, in euro, tenzij anders vermeld. Als een Klant is gevestigd in de Verenigde Staten, zijn alle prijzen en/of tarieven exclusief belasting in Amerikaanse dollars, indien van toepassing, tenzij anders vermeld.

2.4. Alle geoffreerde prijzen blijven onderhevig aan eventuele algemene prijsverhogingen van Electude en dergelijke algemene prijsverhogingen zullen van toepassing zijn (i) bij vernieuwing of verlenging van bestaande overeenkomsten of koopaanbiedingen en (ii) met onmiddellijke ingang voor nieuwe Klanten.

2.5. De prijzen van Hardwareproducten zijn gebaseerd op de kostprijs die geldt op het moment van een bestelling. Electude behoudt zich het recht voor om de prijzen van Hardwareproducten aan te passen, als gevolg van stijgingen in kosten van grondstoffen, arbeid, transport, energie, belastingen, regelgevingswijzigingen, overheidsmaatregelen of andere onvoorziene omstandigheden die de kostprijs van Hardwareproducten aanzienlijk beïnvloeden. Electude zal de Klant schriftelijk op de hoogte stellen van elke voorgenomen prijsverhoging voorafgaand aan de ingangsdatum van de aanpassing. Indien de prijsverhoging van Hardwareproducten meer dan 15% bedraagt, heeft de Klant het recht de overeenkomst te annuleren binnen 5 (vijf) werkdagen na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving.

2.6. Indien Electude wisselkoersverlies lijdt door de niet-tijdige betaling van de Klant, heeft Electude recht op schadevergoeding door de Klant voor het verlies.

Artikel 3. Acceptatie van een aanbod

3.1. Elke reactie op een aanbod of offerte die toevoegingen, beperkingen of andere wijzigingen bevat, waaronder maar niet beperkt tot wijzigingen met betrekking tot prijs, betaling, kwaliteit en kwantiteit van de producten of diensten, plaats en tijd van levering, wordt geacht een afwijzing van het aanbod of de offerte te zijn en een tegenaanbod te vormen.

3.2. Elke verplichting of overeenkomst wordt pas bindend voor Electude indien en wanneer de acceptatie van het aanbod of een ander verzoek of voorstel van een Gebruiker door Electude wordt geaccepteerd en bevestigd.

Artikel 4. Gebruik van de Producten

4.1. Gebruiker stemt ermee in Producten en alle informatie (zoals gegevensbestanden, geschreven tekst, computersoftware, muziek, audiobestanden of andere geluiden, foto's, video's of andere afbeeldingen) waartoe toegang kan worden verkregen als onderdeel van, of door gebruik van, de Producten (dergelijke informatie hierna te noemen “Content”) alleen te gebruiken voor doeleinden die (i) zijn toegestaan door deze Voorwaarden en (ii) alle toepasselijke wet- en regelgeving of algemeen aanvaarde praktijken of richtlijnen in de desbetreffende rechtsgebieden.

4.2. Gebruiker stemt ermee in dat de registratie-informatie die aan Electude wordt verstrekt altijd accuraat, correct en actueel is.

4.3. Gebruiker zal geen toegang proberen te krijgen tot de Producten of de Content door middel van andere middelen dan via een gebruikersomgeving die door Electude wordt aangeboden.

4.4. Gebruiker zal geen activiteiten ondernemen de Producten of de Content hinderen of verstoren (of de servers en netwerken die verbonden zijn met de Producten of Content).

4.5. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen met Electude, zal Gebruiker de Producten of de Content niet reproduceren, dupliceren, kopiëren, verkopen, verhandelen of doorverkopen voor enig doel.

4.6. Gebruiker is verantwoordelijk voor het behouden van de vertrouwelijkheid van wachtwoorden die aan een account zijn gekoppeld voor toegang tot de Producten of de Content en voor alle activiteiten die plaatsvinden onder zijn of haar account(s).

4.7. Gebruiker zal Electude onmiddellijk op de hoogte stellen indien Gebruiker zich bewust wordt van onbevoegd gebruik van een van zijn/haar wachtwoorden of accounts.

4.8. Gebruiker zorgt ervoor dat Hardwareproducten geschikt zijn voor het beoogde gebruik. Gebruiker zorgt voor een omgeving die voldoet aan de door Electude gespecificeerde vereisten voor de Hardwareproducten, onder andere, maar niet beperkt tot wat betreft temperatuur, vochtigheid en technische vereisten.

4.9. Gebruiker gebruikt Hardwareproducten uitsluitend voor het eigen bedrijf of organisatie voor educatieve trainingsdoeleinden. Hardwareproducten mogen onder geen enkele omstandigheid door Gebruiker voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals maar niet beperkt tot het gebruik op (openbare) wegen.

4.10. Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het installeren, assembleren en programmeren van Hardwareproducten en het gereed maken voor gebruik.

4.11. Gebruiker zal de Hardwareproducten zorgvuldig gebruiken en onderhouden en adequate maatregelen nemen om schade aan Hardwareproducten te voorkomen, door de volgende niet-uitputtende maatregelen te nemen:

1. Hardwareproducten mogen alleen onder toezicht van gekwalificeerde, verantwoordelijke begeleiders worden gebruikt.
2. Gebruiker zal alleen geïsoleerde brugstekkers en veiligheidsmeetsnoeren gebruiken.
3. Vanwege brandrisico zal Gebruiker de stroomvoorziening van Hardwareproducten niet kortsluiten.
4. Gebruiker zal geen reparaties uitvoeren aan de Hardwareproducten.
5. Tenzij expliciet aangegeven door Electude, zal Gebruiker de Hardwareproducten niet openen of demonteren.
6. Gebruiker zal op geen enkel onderdeel van een Hardwareproduct onnodig mechanische spanning uitoefenen, bijvoorbeeld door het te duwen, trekken of draaien.
7. Gebruiker zal Hardwareproducten op een stevige ondergrond plaatsen.
8. Gebruiker zal Hardwareproducten uitsluitend gebruiken met de technische gegevens en/of documenten die door Electude worden verstrekt.
9. Gebruiker zal Hardwareproducten nooit gebruiken op een manier of in een toepassing die een ernstig risico voor leven of eigendom met zich meebrengt, zonder ervoor te zorgen dat het systeem als geheel is ontworpen om de risico's te minimaliseren en dat de Hardwareproducten correct zijn beoordeeld en geïnstalleerd voor het beoogde gebruik binnen de totale apparatuur of het systeem.

4.12. Electude is niet verantwoordelijk voor het gebruik van andere apparaten door de Gebruiker, zoals tablets en computers die niet door Electude zijn geleverd en het gebruik daarvan als ookeventuele gevolgen voor het gebruik van de Hardwareproducten zijn voor eigen risico van de Gebruiker.

Artikel 5. Aankoop van Softwareproducten

5.1. Wanneer de Klant of Gebruiker Softwareproducten aanschaft, wordt de toegang tot de Content verstrekt zodra de betaling is ontvangen en verwerkt. De aankoop is definitief en niet restitueerbaar, tenzij de Voorwaarden anders bepalen of dit vereist is door de toepasselijke wetgeving.

5.2. Als de Klant of Gebruiker zich in een land bevindt dat deel uitmaakt van de Europese Unie en Softwareproducten online heeft aangeschaft, heeft de Klant of Gebruiker het recht om van gedachten te veranderen en binnen 14 (veertien) dagen na aankoop een volledige terugbetaling aan te vragen. Om de aankoop te annuleren, moet de Klant of Gebruiker Electude per e-mail informeren over dit besluit. Electude zal de Klant of Gebruiker uiterlijk 14 (veertien) dagen na de dag waarop de annuleringsmelding is ontvangen, terugbetalen, via hetzelfde betaalmiddel dat voor de online aankoop is gebruikt. De Klant of Gebruiker kan de aankoop niet annuleren als de verstrekte Content op enige manier is geraadpleegd of gebruikt.

Artikel 6. Prestaties van Softwareproducten

6.1. Elk gebruik van (een deel van) de Softwareproducten of Content is op eigen risico van de Gebruiker en de Softwareproducten en de Content worden “zoals ze zijn” en “zoals beschikbaar” geleverd, tenzij de Voorwaarden anders bepalen.

6.2. Elke prestatie-specificatie die door Electude wordt verstrekt, verwijst alleen naar de gemiddelde prestaties van (het betreffende deel van) de Softwareproducten, tenzij anders overeengekomen.

6.3. Klachten van de Gebruiker met betrekking tot het niet-funcitioneren van een onderdeel van de Softwareproducten of Content moeten schriftelijk worden ingediend en moeten (i) de betrokken Softwareproducten of Content specificeren, (ii) de gerelateerde overeenkomst vermelden en (iii) de aard van het probleem omschrijven met zoveel mogelijk details die redelijkerwijs nodig zijn voor Electude om de klacht adequaat te beoordelen.

6.4. Indien Electude een klacht gerechtvaardigd acht, kan zij naar eigen goeddunken (i) de betreffende Softwareproducten kosteloos aanpassen, (ii) de Softwareproducten opnieuw leveren, (iii) een prijsverlaging geven of (iv) een creditnota sturen.

Artikel 7. Levering van Hardware Producten

7.1. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, zal Electude de Hardwareproducten leveren volgens de Incoterms® 2020 Delivered At Place (DAP) (“Afgeleverd op locatie”).

7.2. Data en leveringsdata die door Electude zijn opgegeven of door de partijen zijn overeengekomen, gelden altijd als streefdata, zijn niet bindend voor Electude en zijn altijd indicatief. Electude is altijd gerechtigd de overeenkomst in deelleveringen uit te voeren.

7.3. Electude biedt geen garantie met betrekking tot de opgegeven of overeengekomen levertijden voor Hardwareproducten, en een vertraging in de levering geeft de klant geen recht op schadevergoeding, beëindiging van de overeenkomst of het niet nakomen van verplichtingen tegenover Electude.

7.4. De Klant dient de Hardwareproducten onmiddellijk bij levering te inspecteren om (i) eventuele tekorten en schade tijdens transport en (ii) eventuele afwijkingen in de hoeveelheid en het type geleverde Hardwareproducten te verifiëren. De Klant dient Electude schriftelijk op de hoogte te stellen van dergelijke claims binnen 15 (vijftien) werkdagen na levering. Het uitblijven van een schriftelijke kennisgeving binnen de gestelde termijn wordt beschouwd als het afzien van de claim.

7.5. De Klant is verplicht de inspectie zorgvuldig uit te voeren of deze uit te laten voeren. Opdrachtgever draagt het risico voor het steekproefsgewijs inspecteren van de Hardwareproducten en kan zich er niet op beroepen dat hij geen tekorten, beschadigingen aan de dozen of andere gebreken heeft geconstateerd die zichtbaar waren en ontdekt hadden kunnen worden doordat hij - of een door hem ingeschakelde derde - niet de gehele zending heeft geïnspecteerd.

7.6. De Klant is verplicht de Hardwareproducten in ontvangst te nemen op het moment dat Electude deze levert. Indien de Klant de levering weigert of nalatig is in het verstrekken van de vereiste informatie of instructies voor de levering, of indien de levering anderszins wordt vertraagd of onmogelijk is vanwege factoren die voor rekening en risico van de Klant komen, is de Klant in verzuim zonder dat een ingebrekestelling nodig is. De Klant is verplicht Electude schadeloos te stellen voor de daaruit voortvloeiende schade, waaronder bijvvorbeeld begrepen, maar niet beperkt tot, transport- en opslagkosten.

7.7. Alle risico's gaan over op de Klant bij levering.

Artikel 8. Terugbetalings- en retourbeleid voor Hardwareproducten

8.1. Electude behoudt zich het recht voor om naar eigen goeddunken en per geval een volledige terugbetaling van aangekochte Hardwareproducten goed te keuren. Een verzoek om terugbetaling moet binnen 30 (dertig) werkdagen na levering worden ingediend. Als het terugbetalingsverzoek door Electude wordt goedgekeurd, dient de Klant de Hardwareproducten op eigen risico en kosten aan Electude te retourneren.

8.2. Alle kosten, inclusief verzekerings- en transportkosten, die voortvloeien uit het retourneren van de Hardwareproducten, zijn voor rekening van de Klant.

8.3. Als Electude schade aan de geretourneerde Hardwareproducten constateert, zal het bedrag van de schade worden ingehouden op het bedrag dat aan de Klant moet worden terugbetaald.

Artikel 9. Verkoopgarantie voor Hardwareproducten

9.1. Hardwareproducten zijn onderworpen aan een verkoopgarantie van 1 (één) jaar vanaf de levering van de Hardwareproducten. Deze garantie dekt zichtbare en verborgen materiaalfouten en fabricagefouten die de Hardwareproducten kunnen beïnvloeden en deze ongeschikt maken voor gebruik.

9.2. Iedere claim van de Klant op basis van de garantie zoals beschreven in artikel 9.1 dient schriftelijk aan Electude te worden gemeld binnen 5 (vijf) werkdagen na ontdekking van de gebreken, of in ieder geval binnen 5 (vijf) werkdagen na het moment waarop de Klant redelijkerwijs de gebreken had moeten ontdekken.

9.3. Electude spant zich naar redelijkheid in om gebreken aan de Hardware Producten binnen de garantietermijn binnen een redelijke termijn kosteloos te herstellen indien deze gebreken gedetailleerd aan Electude zijn gemeld binnen de in artikel 9.2 genoemde termijn. Indien naar het redelijke oordeel van Electude de gebreken niet kunnen worden hersteld, herstel te lang zou duren of herstel onevenredig hoge kosten met zich mee zou brengen, is Electude gerechtigd de Hardwareproducten kosteloos te vervangen door andere, soortgelijke, doch niet noodzakelijkerwijs identieke, Hardwareproducten. De garantie omvat niet eventuele dataconversie die nodig mocht zijn als gevolg van reparatie of vervanging.

9.4. De garantie volgens artikel 9.1 geldt niet als (i) gebreken voortkomen uit een tekening, ontwerp of specificatie, die niet de technische gegevens en/of documenten van Electude zijn, die door de Klant zijn verstrekt en/of gebruikt, (ii) de totale aankoopprijs van de Hardwareproducten niet volledig is betaald, of (iii) gebreken in de Hardwareproducten of onderdelen daarvan geheel of gedeeltelijk het gevolg zijn van onjuist, onzorgvuldig of incompetente bediening of door externe omstandigheden zoals brand- of waterschade, of als de Klant de Hardwareproducten of onderdelen daarvan heeft gewijzigd zonder toestemming van Electude.

9.5. Na reparatie of vervanging begint er geen nieuwe garantietermijn, maar blijft de oorspronkelijke garantietermijn van kracht (voor zover deze nog niet is verstreken).

9.6. Alle kosten, inclusief transportkosten, die voortvloeien uit werkzaamheden en reparaties die buiten het kader van deze garantie zijn uitgevoerd, worden tegen de geldende tarieven van Electude aan de Klant in rekening gebracht.

9.7. Electude heeft geen enkele verplichting met betrekking tot gebreken en/of andere fouten die na afloop van de garantieperiode zoals vermeld in artikel 9.1 zijn gemeld.

Artikel 10. Uitsluiting van garanties

10.1. Ongeacht de bepalingen in artikel 9, geeft Electude en haar licentiegevers geen enkele garantie dat: (i) het gebruik van de Producten door de Gebruiker voldoet aan de eisen van de Gebruiker, (ii) het gebruik van de Producten door de Gebruiker ononderbroken, tijdig, veilig of zonder fouten zal zijn, (iii) enige informatie verkregen door de Gebruiker als gevolg van het gebruik van de Producten accuraat of betrouwbaar zal zijn, en (iv) dat defecten in de werking of functionaliteit van enige software die als onderdeel van de Producten wordt geleverd, zullen worden gecorrigeerd.

10.2. Materiaal dat wordt gedownload of anderszins verkregen via het gebruik van de Producten, wordt op eigen risico van de Gebruiker gedownload en de Gebruiker is volledig verantwoordelijk voor enige schade aan zijn computersystemen of andere apparaten, of verlies van gegevens, die het gevolg zijn van het downloaden van dergelijk materiaal.

10.3. Tenzij anders overeengekomen, kan er geen garantie ontstaan door advies of informatie verkregen door een Gebruiker van Electude, al dan niet via de Producten.

10.4. VOOR ZOVER TOEGESTAAN ONDER DE TOEPASSELIJKE WETGEVING, WORDEN ALLE GARANTIES, EXPLICIET OF IMPLICIET, MET INBEGRIP VAN MAAR NIET BEPERKT TOT GARANTIES MET BETREKKING TOT PRESTATIES, VERHANDELBAARHEID, GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL, NAUWKEURIGHEID, WEGLATINGEN, VOLLEDIGHEID, ACTUALITEIT EN VERTRAGINGEN VAN DE SERVICE, UITDRUKKELIJK AFGEWEZEN.

Artikel 11. Intellectuele Eigendom

11.1 Electude en haar licentiegevers bezitten alle wettelijke rechten, aanspraken en belangen in en op de Producten en de Content. Deze rechten, de aanspraken en belangen omvatten alle intellectuele eigendomsrechten die rusten op de Producten of de Content, ongeacht of deze rechten al dan niet geregistreerd zijn en waar ter wereld deze rechten ook bestaan (“Intellectuele Eigendomsrechten”).

11.2 Gebruiker is niet gerechtigd om enig deel van de Producten, de Content of enig van de Intellectuele Eigendomsrechten te gebruiken of te exploiteren, anders dan uitdrukkelijk bepaald in deze Voorwaarden of anderszins schriftelijk overeengekomen met Electude.

11.3 Gebruiker zal geen kennisgevingen van eigendomsrechten (met inbegrip van auteursrecht- en handelsmerkkennisgevingen) die zijn aangebracht op of vervat in de Producten of de Content, verwijderen, onleesbaar maken of wijzigen.

Artikel 12. Licentie van Electude

12.1 Op voorwaarde dat een Gebruiker toegang heeft gekregen tot de Content en/of de Softwareproducten gebruikt in overeenstemming met deze Voorwaarden en enige toepasselijke overeenkomst met Electude, heeft een Gebruiker een persoonlijke, wereldwijde, royaltyvrije, niet-overdraagbare en niet-exclusieve licentie om de Softwareproducten en de Content te gebruiken, met als enig doel de Gebruiker in staat te stellen de Softwareproducten en de Content te gebruiken en daarvan te profiteren, zoals geleverd door Electude en op de wijze zoals toegestaan door deze Voorwaarden en enige toepasselijke overeenkomst met Electude.

12.2. Gebruiker zal niet (en zal niemand anders toestaan) de broncode van de Softwareproducten of de Content of enig deel daarvan kopiëren, wijzigen, er een afgeleid werk van maken, onderwerpen aan reverse-engineering, decoderen of anderszins proberen te herleiden tenzij dit uitdrukkelijk is toegestaan of wettelijk verplicht is.

12.3. Gebruiker mag zijn rechten op het gebruik van de Softwareproducten en de Content niet overdragen (of een sublicentie verlenen), geen zekerheidsrecht verlenen in of op zijn rechten op het gebruik van de Softwareproducten of de Content, of anderszins enig deel van zijn rechten op het gebruik van de Softwareproducten en de Content overdragen.

Artikel 13. Licentie van Gebruiker - GebruikersContent

13.1 De Gebruiker behoudt alle auteursrechten en andere Intellectuele Eigendomsrechten die hij al bezit op enige Content die de Gebruiker kan indienen, plaatsen of weergeven op of via de Producten (“GebruikersContent”).

13.2 Door het indienen, posten of weergeven van GebruikersContent, verleent de Gebruiker Electude een eeuwigdurende, onherroepelijke, wereldwijde, royaltyvrije en niet-exclusieve licentie om dergelijke GebruikersContent te reproduceren, aan te passen, te wijzigen, te vertalen, te publiceren, openbaar uit te voeren, openbaar weer te geven en te distribueren op of via de Producten of de Content. Daarnaast omvat deze licentie het recht om dergelijke GebruikersContent beschikbaar te stellen aan andere bedrijven, organisaties of personen met wie Electude relaties heeft voor het leveren van gesyndiceerde diensten, en om dergelijke GebruikersContent te gebruiken in verband met het leveren van die Producten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen tussen partijen.

13.3 Gebruiker bevestigt en garandeert Electude dat Gebruiker over alle rechten, bevoegdheden en machtigingen beschikt die nodig zijn om de bovenstaande licentie aan Electude te verlenen.

Artikel 14. Vertrouwelijkheid

14.1 Electude stemt ermee in geen vertrouwelijke informatie met betrekking tot een Gebruiker of een van zijn eindgebruikers, met inbegrip van studenten, aan derden te onthullen en niet te gebruiken, behalve voor het doel van het leveren van de Producten.

14.2 Electude stemt ermee in geen Gebruikersgegevens aan derden te verkopen.

Artikel 15. Behoud van Eigendom

15.1. De eigendom van geleverde Producten blijft bij Electude totdat alle op dat moment openstaande facturen van Electude - hetzij voor de betreffende Producten, hetzij voor andere Producten - volledig door Gebruiker zijn voldaan.

15.2 Totdat het eigendom van Hardwareproducten is overgedragen overeenkomstig artikel 15.1:

1. Klant zal de Hardwareproducten met de nodige zorgvuldigheid bewaren, de Hardware-producten voor eigen rekening opslaan op zodanige wijze dat deze duidelijk identificeerbaar blijven als eigendom van Electude, de Hardwareproducten in goede staat houden, de Hardwareproducten voor rekening van Electude voor de volle prijs verzekerd houden tegen alle risico's en medewerking verlenen aan Electude met betrekking tot alle maatregelen die nodig zijn om de rechten van Electude veilig te stellen.
2. Klant is niet gerechtigd om Hardwareproducten door te verkopen, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
3. In geval van beslaglegging door een derde partij op Hardwareproducten, zal de Klant de eigendom van Electude bekendmaken en Electude onverwijld van een dergelijk beslag op de hoogte stellen.
4. Klant is niet gerechtigd Hardwareproducten te verpanden of als zekerheid voor derden over te dragen.

15.3 Indien Klant zijn betalingsverplichtingen jegens Electude niet nakomt, is Electude gerechtigd de Hardwareproducten waarvan zij zich de eigendom heeft voorbehouden terstond en zonder nadere ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst terug te nemen. Voor zover daartoe noodzakelijk verleent Klant Electude op haar verzoek onmiddellijk toegang tot de gebouwen en/of terreinen waar de Hardwareproducten zich bevinden. Alle kosten komen in dat geval voor rekening van Klant.

Artikel 16. Betaling

16.1. Behoudens andersluidende specifieke schriftelijke overeenkomst, zijn facturen van Electude betaalbaar 30 (dertig) dagen na factuurdatum. Gebruiker is niet gerechtigd betaling op enig moment op te schorten of enig aan Electude verschuldigd bedrag te verrekenen, ongeacht eventuele klachten van Gebruiker met betrekking tot (een onderdeel van) de Producten of Content.

16.2. Betalingen dienen te geschieden op de door Electude de desbetreffende factuur aangegeven bankrekening.

16.3. Gebruiker is in verzuim door het enkel verstrijken van de betalingstermijn zonder dat enige ingebrekestelling is vereist. Indien de Gebruiker de verschuldigde factuurprijs niet tijdig betaalt, is hij aan Electude een rente verschuldigd van 1% van de factuurprijs voor elke maand of gedeelte van de maand waarmee de betalingstermijn is overschreden.

16.4. Electude behoudt zich het recht voor de uitvoering van Producten op te schorten totdat volledige betaling is ontvangen.

16.5. Electude is gerechtigd om deelleveringen van Hardwareproducten aan Klant te factureren.

16.6. Onverminderd enig ander recht van Electude, is Electude gerechtigd om van Klant te verlangen dat deze een bankgarantie of andere (naar keuze van Electude vast te stellen) betalingszekerheid stelt.

Artikel 17. Opschorting van Producten - Beëindiging

17.1. Electude is bevoegd Producten met onmiddellijke ingang, zonder kennisgeving, geheel of gedeeltelijk op te schorten of te beëindigen, onverminderd de overige rechten of rechtsmiddelen die Electude toekomen, indien (i) de Gebruiker enige bepaling van een specifieke overeenkomst tussen partijen of deze Voorwaarden schendt; (ii) ten aanzien van de Gebruiker surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd of verleend; (iii) het bedrijf van de Gebruiker wordt stilgelegd of geliquideerd.

17.2. In de in 17.1 genoemde gevallen zijn facturen en andere vorderingen van Electude direct betaalbaar door Gebruiker en is Electude gerechtigd tot onmiddellijke verrekening van eventuele vorderingen.

Artikel 18. Verwerking van Persoonsgegevens

18.1. Met betrekking tot alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“Persoonsgegevens”) zijn de volgende bepalingen van toepassing, indien en wanneer Electude dergelijke Persoonsgegevens verwerkt namens een persoon of entiteit die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van dergelijke Persoonsgegevens vaststelt (“Verwerkingsverantwoordelijke”).

18.2. Electude:

1. verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, ook met betrekking tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij dit wordt vereist door toepasselijk recht waaraan Electude is onderworpen; in een dergelijk geval informeert Electude de Verwerkingsverantwoordelijke over dat wettelijke vereiste alvorens de Persoonsgegevens te verwerken, tenzij dat recht dergelijke informatie verbiedt op grond van zwaarwegende redenen van algemeen belang;
2. zorgt ervoor dat personen die bevoegd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken zich hebben verplicht tot geheimhouding of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen;
3. neemt alle maatregelen die nodig zijn om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico van de verwerking van de Persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming;
4. helpt de Verwerkingsverantwoordelijke, rekening houdend met de aard van de verwerking, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover dit mogelijk is, bij het nakomen van de verplichting van de Verwerkingsverantwoordelijke om te reageren op verzoeken tot uitoefening van de rechten van de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen;
5. helpt de Verwerkingsverantwoordelijke bij het waarborgen van de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover Electude beschikt;
6. retourneert of verwijdert, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle Persoonsgegevens na afloop van de dienstverlening met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens, en verwijdert bestaande kopieën tenzij toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming opslag van de Persoonsgegevens vereist. Bijzonderheden met betrekking tot het bewaren van Persoonsgegevens zijn opgenomen in Annex 1, die van tijd tot tijd door Electude kan worden gewijzigd;
7. stelt aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat wordt voldaan aan de verplichtingen die zijn vastgelegd in de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en toestemming geeft voor en bijdraagt aan audits, met inbegrip van inspecties, die worden uitgevoerd door de Verwerkingsverantwoordelijke of een andere door de Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde auditor. De kosten van de audit op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke zijn voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij uit de bevindingen van de audit blijkt dat Electude niet heeft voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

18.3. Electude en elke persoon die handelt onder het gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of Electude, en die toegang heeft tot Persoonsgegevens, zal geen gegevens verwerken behalve op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming daartoe verplicht.

18.4. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming naleven. Electude zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk informeren indien een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke naar de mening van Electude in strijd is met toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.

18.5. Electude zal een register bijhouden van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die namens de Verwerkingsverantwoordelijke worden uitgevoerd, met daarin:

1. de naam en contactgegevens van elke Verwerkingsverantwoordelijke namens wie Electude optreedt, en, indien van toepassing, van de vertegenwoordiger van de Verwerkingsverantwoordelijke of Electude, en de functionaris voor gegevensbescherming;
2. de categorieën van verwerkingen van Persoonsgegevens die namens elke Verwerkingsverantwoordelijke worden uitgevoerd;
3. indien van toepassing, de doorgifte van Persoonsgegevens naar een derde land of een internationale organisatie, met inbegrip van de identificatie van dat derde land of die internationale organisatie en, indien noodzakelijk, de documentatie van passende waarborgen;
4. waar mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

18.6. Een beschrijving van de verwerkingsactiviteiten en de doeleinden van de verwerking is opgenomen in Annex 1, die van tijd tot tijd door Electude kan worden gewijzigd.

18.7. Electude kan een andere partij inschakelen voor het uitvoeren van specifieke verwerkingsactiviteiten ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke (hierna: “Subverwerker”), mits vooraf algemene schriftelijke toestemming is verleend door de Verwerkingsverantwoordelijke. Een eventueel ingeschakelde Sub-verwerker is opgenomen in Annex 1, welke van tijd tot tijd door Electude kan worden gewijzigd.

18.8. Electude zal aan de Subverwerker dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen opleggen als uiteengezet in deze Voorwaarden.

18.9. De Verwerkingsverantwoordelijke en Electude zullen passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, alsmede het risico van wisselende waarschijnlijkheid en ernst voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt in het bijzonder rekening gehouden met de risico's die de verwerking van Persoonsgegevens met zich meebrengt, met name de risico's van accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging of niet-geautoriseerde vrijgave van of toegang tot verstrekte, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens. Een beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen is opgenomen in Bijlage 2, die van tijd tot tijd door Electude kan worden gewijzigd.

18.10. Naleving van een goedgekeurde gedragscode of een goedgekeurd certificeringsmechanisme zoals bedoeld in de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming kan worden gebruikt als een element waarmee naleving van de vereisten zoals uiteengezet in de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming kan worden aangetoond.

18.11. Electude stelt de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging op de hoogte nadat zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens.

18.12. Electude heeft het recht om Persoonsgegevens vrij door te geven binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte om haar Producten te kunnen leveren. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Electude tevens gerechtigd Persoonsgegevens door te geven buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om op elk moment informatie van Electude te ontvangen over de locatie waar persoonsgegevens worden verwerkt.

18.13. Indien Persoonsgegevens buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen alle partijen die betrokken zijn bij de verwerking van Persoonsgegevens er van hun kant voor dat de verwerking van Persoonsgegevens voldoet aan toepasselijke privacyrecht.

Artikel 19. Aansprakelijkheid

19.1. Voor zover toegestaan door toepasselijk recht, zijn Electude, haar licentiegevers, agenten, distributeurs, werknemers of medewerkers niet aansprakelijk voor (i) enige directe, indirecte, speciale, gevolgschade of schadevergoedingen, hoe dan ook veroorzaakt en onder welke aansprakelijkheidstheorie dan ook, met inbegrip van maar niet beperkt tot winstderving, verlies van goodwill of zakelijke reputatie, verlies van gegevens, kosten voor de aanschaf van vervangende Producten of enig ander immaterieel verlies; (ii) verlies of schade door Gebruiker, met inbegrip van maar niet beperkt tot verlies of schade als gevolg van (iii) wijzigingen die Electude van tijd tot tijd kan aanbrengen in de Producten of een tijdelijke of permanente onderbreking in de verstrekking van (een deel van) de Producten, (iv) het verwijderen, beschadigen of niet opslaan van Content of communicatiegegevens die worden onderhouden of verzonden als onderdeel van het gebruik door Gebruiker van de Producten, (v) het verzuim van Gebruiker om Electude te voorzien van nauwkeurige accountgegevens of (vi) het verzuim van Gebruiker om wachtwoorden en accountgegevens veilig en vertrouwelijk te houden.

19.2. Voor zover toegestaan door toepasselijk recht, is het totale bedrag dat Klant kan verhalen op Electude voor alle vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met de Hardwareproducten in totaal beperkt tot EUR 250.000 (tweehonderdvijftigduizend euro) of het totaal van de prijs die daadwerkelijk door Klant aan Electude is betaald voor de Hardwareproducten op grond van de betreffende overeenkomst, indien deze lager is.

19.3. De aansprakelijkheidsbeperkingen zijn van toepassing ongeacht of Electude, haar licentiegevers, agenten, distributeurs, werknemers of medewerkers op de hoogte zijn gesteld of hadden moeten zijn van de mogelijkheid van een dergelijk verlies of een dergelijke schade.

19.4. De nakoming van de in artikel 4 genoemde verplichtingen is het enige en laatste rechtsmiddel met betrekking tot dergelijke aanspraken van Gebruiker. Alle andere claims of aansprakelijkheden, om welke reden dan ook, zijn uitdrukkelijk uitgesloten.

19.5. De Gebruiker vrijwaart Electude en houdt Electude schadeloos voor alle aanspraken van derden met betrekking tot schade of verliezen als gevolg van enig gebruik van (een deel van) de Producten of Content, waar en voor zover deze schade of verliezen zijn veroorzaakt door nalatigheid van de Gebruiker, met inbegrip van zijn agenten, werknemers, medewerkers of andere partij die toegang verkrijgen tot of anderszins profiteren van enig gebruik van de Producten of de Content door of via de Gebruiker.

19.6. Elke aansprakelijkheid, in het bijzonder voor onnauwkeurigheid, weglating, gebrek aan juistheid of vertraging van enig deel van de Producten of enige Content, inclusief hyperlinks en andere sites of bronnen waarnaar wordt verwezen, wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

19.7.Niets in deze Voorwaarden zal de garantie van Electude of enige aansprakelijkheid voor schade of verliezen uitsluiten of beperken die niet rechtmatig kan worden uitgesloten of beperkt door toepasselijk recht, in welk geval de betreffende aansprakelijkheid zal worden beperkt tot de maximale mate toegestaan door dergelijk toepasselijk recht.

19.8.Het bepaalde in dit artikel en alle andere uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid genoemd in deze Voorwaarden gelden mede ten gunste van alle natuurlijke personen en rechtspersonen die Electude bij de uitvoering van de overeenkomst inschakelt of contracteert.

Artikel 20.Overmacht

20.1.Electude is niet aansprakelijk voor het geheel of gedeeltelijk niet nakomen van enige van haar verplichtingen of plichten onder enige overeenkomst met de Klant voor enige tekortkoming of vertraging in de nakoming veroorzaakt door factoren buiten haar redelijke controle, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, beperkingen van de toepasselijke wetgeving, epidemieën of pandemieën, arbeidsgeschillen, mechanische of andere defecten aan apparatuur van derden, onderbreking of storing van telecommunicatie of digitale transmissieverbindingen, internetstoringen of -vertragingen, cyberaanvallen, een tekort aan grondstoffen, transportproblemen, overstromingen, brand, oorlog of oorlogsdreiging, mobilisatie, staat van beleg, ongeregeldheden of rellen, in- of uitvoerbelemmeringen of andere gebeurtenissen die prestaties verhinderen.

20.2. Indien een overmachtsituatie langer dan 60 (zestig) dagen duurt, heeft elke partij het recht om de overeenkomst te beëindigen door schriftelijke kennisgeving.

Artikel 21. Anticorruptie

21.1.Elke partij verbindt zich er hierbij toe dat, op de datum van inwerkingtreding van de overeenkomst, zijzelf, haar bestuurders, functionarissen of werknemers geen ongepaste geldelijke of andere voordelen van welke aard dan ook hebben aangeboden, beloofd, gegeven, gemachtigd, gevraagd of aanvaard (of geïmpliceerd dat zij iets dergelijks op enig moment in de toekomst zullen of kunnen doen) op enige wijze die verband houdt met de overeenkomst en dat zij redelijke maatregelen heeft genomen om te voorkomen dat onderaannemers, agenten of andere derden, onderworpen aan haar controle of bepalende invloed, dit doen.

21.2. De partijen komen overeen dat zij te allen tijde in verband met en gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zullen voldoen aan en dat zij redelijke maatregelen zullen nemen om ervoor te zorgen dat hun onderaannemers, agenten of andere derden, die onder hun controle of bepalende invloed vallen, zullen voldoen aan Deel I van de ICC Rules on Combating Corruption 2011, dat hierbij door middel van verwijzing in de overeenkomst wordt opgenomen, alsof het volledig in de overeenkomst is geschreven.

21.3. Indien een partij, ten gevolge van de uitoefening van een eventueel contractueel vastgelegd recht tot controle van de boekhouding en financiële administratie van de andere partij, of anderszins, bewijzen aanvoert dat laatstgenoemde partij zich schuldig heeft gemaakt aan wezenlijke of herhaaldelijke inbreuken op de bepalingen van Deel I van de ICC Rules on Combating Corruption 2011, stelt zij laatstgenoemde partij daarvan in kennis en verlangt zij van die partij dat zij binnen een redelijke termijn de nodige corrigerende maatregelen neemt en haar daarvan in kennis stelt. Indien laatstgenoemde partij nalaat de nodige corrigerende maatregelen te nemen, of indien dergelijke corrigerende maatregelen niet mogelijk zijn, kan zij zich verweren door te bewijzen dat zij, tegen de tijd dat het bewijs van de inbreuk(en) zich voordeed, passende preventieve maatregelen tegen corruptie had genomen, zoals beschreven in artikel 10 van de ICC Rules on Combating Corruption 2011, die aangepast zijn aan haar bijzondere omstandigheden en waarmee corruptie kan worden opgespoord en een cultuur van integriteit in haar organisatie kan worden bevorderd. Indien geen corrigerende maatregelen worden genomen of, al naar gelang het geval, het verweer niet effectief wordt ingeroepen, kan de eerste Partij, naar eigen goeddunken, de overeenkomst opschorten of beëindigen, met dien verstande dat alle bedragen die contractueel verschuldigd zijn op het moment van opschorting of beëindiging van de overeenkomst verschuldigd blijven, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

21.4. Elke entiteit, of het nu een scheidsgerecht of een andere instantie voor geschillenbeslechting is, die een beslissing neemt in overeenstemming met de bepalingen voor geschillenbeslechting van de overeenkomst, is bevoegd om de contractuele gevolgen vast te stellen van vermeende niet-naleving van deze ICC-corruptiebestrijdingsclausule.

Artikel 22. Exportcontrolevoorschriften

22.1. De Klant verklaart en garandeert dat hij niet, noch zijn vertegenwoordigers, functionarissen, directeuren of iemand voor wie hij optreedt, bijstand verleent aan of direct of indirect eigendom is of onder zeggenschap staat van een of meer personen die zijn aangewezen of geïdentificeerd krachtens enige nationale of internationale wet- of regelgeving die handels- en economische sancties oplegt. De Klant zal Electude onmiddellijk op de hoogte stellen indien hij, zijn vertegenwoordigers, functionarissen, directeuren of eenieder voor wie hij optreedt, assisteert of die direct of indirect eigendom is of onder zeggenschap staat van, op een dergelijke lijst worden geplaatst.

22.2. De Klant zal de Prodcuten en goederen niet opnieuw exporteren, doorverzenden, omleiden of anderszins handelen in strijd met enig toepasselijk recht.

22.3. Indien dit nodig is om de autoriteiten en/of Electude in staat te stellen exportcontroles uit te voeren, zal Klant Electude op verzoek onverwijld voorzien van alle informatie met betrekking tot de specifieke eindgebruiker, de specifieke bestemming en het specifieke beoogde gebruik van Hardwareproducten.

22.4. Electude geeft geen verklaring of garantie met betrekking tot de juistheid van een door Electude verstrekte tariefcode-indeling met betrekking tot een Hardwareproduct. In geen geval zal Electude aansprakelijk zijn jegens Klant voor verliezen, aansprakelijkheden of schade van welke aard dan ook als gevolg van het gebruik van of het vertrouwen op dergelijke informatie. Klant dient zelf te bepalen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving wat de tariefcode-indeling van elk Hardwareproduct is.

Artikel 23. Wetgeving en jurisdictie

23.1. Op alle vorderingen en aansprakelijkheden die voortvloeien uit of verband houden met het gebruik van de Producten of met een overeenkomst waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, ongeacht de conflictenrechtelijke bepalingen. Het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken (CISG) is uitdrukkelijk uitgesloten.

23.2. De bevoegde rechter in Den Bosch, Nederland, is exclusief bevoegd om kennis te nemen van vorderingen en geschillen die voortvloeien uit of verband houden met het gebruik van de Producten of met een overeenkomst waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn.

23.3. Indien de Gebruiker echter woonachtig is in een rechtsgebied dat niet is onderworpen aan een verdrag dat voorziet in de rechtstreekse tenuitvoerlegging van vonnissen door een Nederlandse rechter, kan Electude naar eigen goeddunken het geschil definitief laten beslechten in overeenstemming met het Arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut, in welk geval (i) het scheidsgerecht zal bestaan uit één arbiter, (ii) de plaats van arbitrage Eindhoven, Nederland zal zijn en (iii) de arbitrageprocedure zal worden gevoerd in de Engelse taal.

Annex 1: Specification of the Processing of Personal Data in Electude LMS

Last update: 2025-02-06

1. Description of the Processing

Electude LMS is Software as a Service (SaaS) that allows individuals to get education and teach using a web browser. In this service personal data is processed. For example the responses given by students when they interact with the e-learning content are stored in the service. Teachers can use this to monitor student progress and results.

2. Purposes of the Processing

Electude processes personal data for these purposes:

1. Identification, authentication and access control to the service;
2. Delivery of the service in accordance with the license agreement between Controller and Electude;
3. To get education:
   • to record progress;
   • storage of learning and test results.
4. To teach:
   • enrolment of students in groups;
   • assignment of leaning content;
   • grading of learning and test results.
5. Security and prevention of abuse;
6. Ensuring continuity and integrity;
7. Product support;
8. Generation of anonymized statistical overviews to improve the service;
9. Exchange of learning and test results with administrative systems of the Controller.

3. Categories of Data Subjects

Electude processes personal data of the users of the service:

1. Students
2. Teachers

4. Categories of Personal Data

Electude processes these categories of personal data:

1. Username, password and language
2. Contact details: name and email address.
   Optional additional fields: address, postal code, city, region, country and (mobile) phone.
   The Controller must explicitly allow each field before it is available to users.
3. Optional date and place of birth.
   The Controller must explicitly allow each field before it is available to users.
4. Learning results:
   • collected from the student by using the service: responses, progress, scores and time spent
   • grades, certificates and feedback added by the teacher
5. Organization: group membership, assigned learning content and license information
6. Log file information IP address, request time, browser type and version, referrer URL.

No special categories of personal data (with sensitive data) are processed.

5. Retention of Personal Data

Personal data are stored until an authorized teacher or the Controller deletes the data from the service. Student responses to the e-learning are automatically deleted after 1 year. All personal data are deleted after the end of the provision of service. After deletion of any personal data, back ups are maintained for up to 2 months.

Log files are automatically deleted after 1 year.

6. Sub Processors

The Controller gives general authorization for the appointment of sub processors. Currently these sub processors are appointed:

Sub processor	Registered office	Type of processing	Country of processing
LeaseWeb Netherlands B.V.	Amsterdam, Netherlands	Hosting services (web and database server)	Netherlands
LeaseWeb Deutschland GmbH	Frankfurt am Main, Germany	Hosting services (web and database server)	Germany
TransIP B.V.	Leiden, Netherlands	Hosting services (email)	Netherlands
Cloudflare Inc.	San Francisco, United States	Internet security services, content delivery network	Depends on user location

Annex 2: Technical and Organisational Security Measures in Electude LMS

Last update: 2018-05-25

1. Access to personal data

Electude implements suitable measures to prevent their data processing systems from being used by unauthorised persons. Electude uses access authorizations for employees and third parties such as agents, distributors and other sub processors. Persons are only able to access the data within the scope of their position.

The positions that have access to certain Personal Data, followed by the type of processing they may perform with regard to the Personal Data are:

• 1st and 2nd line support
  Support employees (1st and 2nd line) act as point of contact. They can view license information. With regard to a specific question and with permission from the Controller they can access the Personal Data involved in the specific problem, including test and learning results.
  Processing:
  • support of the user;
  • analysis of the specific problem.
• 3rd line support
  3rd line support employees are experts and / or developers of the application. They provide support in analyzing incidents (with user data), solving the issue and report back to 2nd line support.
  Processing:
  • analysis of the specific problem.
• Content developers
  Content developers can access anonymized sets of results of using the service and any problems or errors in usage.
  Processing:
  • research to improve and further develop learning content;
• System and database administrators
  System and database administrators have access to the databases.
  Processing:
  • maintenance activities aimed at continuity and optimisation of the service.

2. Security measures

Organisation

• Electude has a security officer to identify risks with regard to the processing of Personal Data, raise security awareness, monitor resources and take measures to ensure compliance with the information security policy.
• Information security incidents are documented and are used for optimisation of the information security policy.
• Electude has set up a process for communication about information security incidents.

Employees

• Employees have signed non-disclosure agreement agreements and an information security policy is established.
• Electude stimulates awareness, education and training of information security.
• Employees do not have access to more Personal Data than is strictly necessary for their position.

Physical security and continuity

• Personal Data are only processed in a closed, physically secure environment with protection against threats from outside.
• Personal Data are only processed on equipment where measures have been taken to physically secure the equipment and ensure continuity of service.
• A backup is periodically made for the benefit of the continuity of service. This backup is be treated confidentially and kept in a closed environment.
• The locations where data are processed are periodically tested, maintained and periodically assessed for safety risks.
• Electude has business continuity plans in which redundant locations are included.
• Personal Data are only stored in a ISO27001 and/or PCI DSS certified environment.

Network, server and application security and maintenance

• The systems in which Personal Data are processed are protected by proxies and firewalls. Measures against abuse and attacks have been implemented.
• The systems in which Personal Data are processed are monitored.
• The service within which Personal Data is processed is based on system planning, security control and acceptance. Changes in applications are tested for vulnerabilities before they are taken into production.
• Appropriate security patches will be applied to systems in a timely manner.
• Personal Data processed within applications are classified according to risks.
• Penetration tests and vulnerability assessments are performed periodically.
• Information that is no longer used will be deleted.
• Passwords are only stored in encrypted form.
• Data are only transmitted in encrypted form.
• Emails are sent using SPF, DKIM and DMARC to prevent sender fraud.

3. Personal Data Breaches

Monitoring and detection

Electude continuously monitors the service and has taken the measures described in this annex to prevent and detect unauthorised or unlawful access to the Personal Data. In the systems actions and errors are logged and incidents are reported immediately via an intrusion detection system. Incidents are analysed to determine if the incident constitutes a breach of security leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data transmitted, stored or otherwise processed (hereinafter 'Personal Data Breach').

Notification

Electude shall notify the Controller without undue delay after becoming aware of a Personal Data Breach insofar as it affects the Controller, via e-mail. The notification shall at least:

• describe the nature of the personal data breach including where possible, the categories and approximate number of data subjects concerned and the categories and approximate number of personal data records concerned;
• communicate the name and contact details of the contact point where more information can be obtained;
• describe the likely consequences of the personal data breach;
• describe the measures taken or proposed to be taken by the controller to address the personal data breach, including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects.

Where, and in so far as, it is not possible to provide the information at the same time, the information may be provided in phases without undue further delay.

4. Reporting

Electude continually updates this information and informs users about changes to the measures taken to protect Personal Data against abuse via the privacy statement.

In case of a (suspected) security incident and / or Personal Data Breach, Controller can contact:

support@electude.com
Electude International BV
Collseweg 30
5674TR Nuenen